Doanh nghiệp thường gặp khó khăn gì khi mua văn phòng phẩm?
Với một doanh nghiệp, văn phòng phẩm là nhóm sản phẩm được sử dụng thường xuyên, từ giấy in, bút viết, sổ sách đến các sản phẩm vệ sinh, bảo hộ lao động hay dụng cụ phục vụ sinh hoạt tại văn phòng.
Nếu mỗi nhóm sản phẩm phải tìm một nơi cung cấp khác nhau, bộ phận mua hàng có thể mất khá nhiều thời gian để tìm sản phẩm, hỏi giá, đặt mua và theo dõi việc giao nhận.
Đặc biệt với doanh nghiệp có nhu cầu mua số lượng lớn hoặc mua nhiều nhóm sản phẩm cùng lúc, việc tìm một nhà cung cấp văn phòng phẩm có thể đáp ứng đa dạng nhu cầu sẽ giúp quy trình mua sắm thuận tiện hơn.
Đó cũng là lý do hình thức mua văn phòng phẩm trọn gói được nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Mua văn phòng phẩm trọn gói là gì?
Thay vì tìm kiếm và đặt mua từng nhóm sản phẩm từ nhiều đơn vị, doanh nghiệp có thể lựa chọn một nhà cung cấp để tư vấn và cung ứng nhiều sản phẩm cần thiết cho hoạt động văn phòng.
Tùy nhu cầu thực tế, danh mục có thể bao gồm:
- Văn phòng phẩm phục vụ công việc hằng ngày.
- Sản phẩm vệ sinh phẩm.
- Đồ dùng và dụng cụ phục vụ văn phòng.
- Dụng cụ nhà bếp.
- Một số sản phẩm bảo hộ lao động.
- In biểu mẫu.
- Dịch vụ mua hàng ngoài theo nhu cầu của doanh nghiệp
Với cách mua này, doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng danh sách sản phẩm cần sử dụng và trao đổi với một đầu mối cung cấp thay vì phải tìm kiếm riêng từng nhóm hàng.
Vì sao doanh nghiệp nên cân nhắc mua văn phòng phẩm từ một đầu mối?
1. Giảm thời gian tìm kiếm và đặt mua
Khi cần nhiều loại sản phẩm, việc tìm kiếm từng nhà cung cấp có thể khiến quy trình mua sắm kéo dài.
Lựa chọn một nhà cung cấp văn phòng phẩm doanh nghiệp có danh mục đa dạng giúp bộ phận phụ trách mua hàng thuận tiện hơn trong việc trao đổi nhu cầu, tìm sản phẩm và tổng hợp các mặt hàng cần mua.
Thay vì xử lý nhiều đầu mối, doanh nghiệp có thể tập trung trao đổi với một đơn vị cung cấp theo nhu cầu thực tế.
2. Dễ tổng hợp nhu cầu mua sắm
Doanh nghiệp thường có nhu cầu sử dụng nhiều sản phẩm khác nhau trong cùng một thời điểm.
Khi lập danh sách mua sắm tập trung, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra:
- Sản phẩm nào đang cần bổ sung.
- Số lượng dự kiến cần mua.
- Nhóm sản phẩm sử dụng thường xuyên.
- Những mặt hàng có thể mua định kỳ.
Cách làm này giúp bộ phận phụ trách chủ động hơn trong việc lập kế hoạch mua văn phòng phẩm cho doanh nghiệp.
3. Thuận tiện khi mua số lượng lớn
Đối với doanh nghiệp có nhu cầu mua số lượng lớn, việc trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp giúp doanh nghiệp dễ trình bày danh sách sản phẩm và nhu cầu cụ thể.
Thay vì chỉ tìm kiếm từng sản phẩm riêng lẻ, doanh nghiệp có thể gửi danh sách cần mua để được tư vấn theo nhu cầu.
Đây là điểm đáng quan tâm khi doanh nghiệp cần mua văn phòng phẩm định kỳ hoặc mua cho nhiều bộ phận cùng sử dụng.
4. Hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chi phí mua sắm
Tiết kiệm chi phí không chỉ nằm ở giá của từng sản phẩm.
Doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến thời gian nhân sự dành cho việc tìm kiếm nhà cung cấp, đặt mua, theo dõi sản phẩm và xử lý nhiều giao dịch khác nhau.
Khi các nhu cầu được tổng hợp và trao đổi với một đầu mối, doanh nghiệp có thể thuận tiện hơn trong việc lập danh sách, so sánh nhu cầu và quản lý ngân sách mua sắm.
Vì vậy, trước khi lựa chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm, doanh nghiệp nên xem xét tổng thể cả sản phẩm, nhu cầu cung ứng và quy trình mua hàng thay vì chỉ nhìn vào giá của từng mặt hàng.
Văn phòng phẩm BIWASE – giải pháp mua sắm nhiều nhóm sản phẩm cho doanh nghiệp
Văn phòng phẩm BIWASE cung cấp các nhóm sản phẩm phục vụ nhu cầu sử dụng tại doanh nghiệp như văn phòng phẩm, vệ sinh phẩm, bảo hộ lao động, dụng cụ nhà bếp, in biểu mẫu và dịch vụ mua hàng ngoài.
Thay vì phải tìm kiếm từng nhóm sản phẩm ở nhiều nơi, doanh nghiệp có thể trao đổi nhu cầu với Văn phòng phẩm BIWASE để được tư vấn danh mục phù hợp.
Đặc biệt, với doanh nghiệp đang tìm kiếm nhà cung cấp văn phòng phẩm để phục vụ nhu cầu mua sắm thường xuyên, việc có một đầu mối cung ứng nhiều nhóm sản phẩm có thể giúp quá trình mua hàng thuận tiện và dễ quản lý hơn.
Một số nhu cầu doanh nghiệp có thể tham khảo
Thay vì phải tìm kiếm nhiều đơn vị cho từng nhóm sản phẩm, doanh nghiệp có thể tham khảo các nhóm sản phẩm và dịch vụ tại Văn phòng phẩm BIWASE để thuận tiện hơn trong quá trình mua sắm:
Văn phòng phẩm: Đa dạng sản phẩm phục vụ công việc hằng ngày như viết, in ấn, lưu trữ hồ sơ và các nhu cầu sử dụng tại văn phòng, giúp doanh nghiệp thuận tiện khi tổng hợp nhu cầu mua sắm.
Vệ sinh phẩm: Cung cấp các sản phẩm phục vụ vệ sinh và sinh hoạt tại nơi làm việc, đáp ứng nhu cầu sử dụng thường xuyên của văn phòng.
Bảo hộ lao động: Các sản phẩm phục vụ nhu cầu bảo hộ trong quá trình làm việc, giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi mua sắm trang bị cho người lao động.
Dụng cụ nhà bếp: Các sản phẩm phục vụ khu vực pantry, nhà bếp và nhu cầu sinh hoạt tại doanh nghiệp, phù hợp với những đơn vị muốn tổng hợp nhiều nhóm hàng trong cùng nhu cầu mua sắm.
In biểu mẫu: Hỗ trợ doanh nghiệp in các loại biểu mẫu phục vụ công việc và quản lý nội bộ, giúp đáp ứng nhu cầu in ấn theo từng loại tài liệu thực tế.
Dịch vụ mua hàng ngoài: Hỗ trợ tìm mua những sản phẩm phát sinh ngoài danh mục thông thường theo nhu cầu cụ thể, giúp doanh nghiệp có thêm một đầu mối để trao đổi khi phát sinh nhu cầu mua sắm.
Dịch vụ mua hàng ngoài – thêm một lựa chọn khi doanh nghiệp có nhu cầu phát sinh
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu mua những sản phẩm không thuộc nhóm văn phòng phẩm thông thường.
Thay vì phải tự tìm kiếm thêm một nhà cung cấp cho từng nhu cầu, doanh nghiệp có thể trao đổi danh sách sản phẩm cần mua với Văn phòng phẩm BIWASE để được tư vấn về khả năng hỗ trợ.
Dịch vụ mua hàng ngoài có thể phù hợp trong những trường hợp doanh nghiệp:
- Có sản phẩm phát sinh ngoài danh mục văn phòng phẩm.
- Cần tìm mua nhiều loại sản phẩm trong cùng một thời điểm.
- Muốn giảm thời gian tự tìm kiếm từng nhà cung cấp.
- Muốn trao đổi nhu cầu mua sắm qua một đầu mối.
Tùy từng sản phẩm và nhu cầu cụ thể, doanh nghiệp nên cung cấp thông tin về tên sản phẩm, quy cách, số lượng và thời gian cần để được tư vấn phù hợp.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi tìm nhà cung cấp văn phòng phẩm?
Nếu đang tìm nhà cung cấp văn phòng phẩm, doanh nghiệp có thể chuẩn bị trước một số thông tin cơ bản để việc tư vấn nhanh và sát nhu cầu hơn:
- Danh sách sản phẩm cần mua.
- Số lượng dự kiến của từng sản phẩm.
- Tần suất mua: mua một lần hay mua định kỳ.
- Địa điểm giao hàng.
- Yêu cầu về hóa đơn, chứng từ nếu có.
- Thời gian dự kiến cần nhận hàng.
Danh sách càng cụ thể, nhà cung cấp càng dễ tư vấn sản phẩm và phương án cung ứng phù hợp.
Khi nào doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp mua văn phòng phẩm trọn gói?
Giải pháp này có thể phù hợp với doanh nghiệp:
- Có nhiều nhóm sản phẩm cần mua cùng lúc.
- Có nhu cầu mua văn phòng phẩm định kỳ.
- Muốn giảm thời gian tìm kiếm nhiều nhà cung cấp.
- Muốn tập trung việc mua sắm qua một đầu mối.
- Cần tìm nhà cung cấp có thể đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau của văn phòng.
Thay vì chỉ đặt câu hỏi “mua văn phòng phẩm ở đâu?”, doanh nghiệp có thể cân nhắc thêm: nhà cung cấp đó có đáp ứng được những nhóm sản phẩm nào, quy trình tư vấn và giao hàng ra sao, có phù hợp với nhu cầu mua thực tế của doanh nghiệp hay không.
Tìm nhà cung cấp văn phòng phẩm cho doanh nghiệp?
Nếu doanh nghiệp đang cần tìm văn phòng phẩm doanh nghiệp hoặc muốn tìm một đầu mối cung cấp nhiều nhóm sản phẩm, Văn phòng phẩm BIWASE là một đơn vị doanh nghiệp có thể tham khảo.
Với định hướng “Một điểm đến – Vạn giải pháp”, Văn phòng phẩm BIWASE cung cấp các nhóm sản phẩm gồm văn phòng phẩm, vệ sinh phẩm, bảo hộ lao động, dụng cụ nhà bếp, in biểu mẫu và hỗ trợ dịch vụ mua hàng ngoài theo nhu cầu cụ thể.
Doanh nghiệp có thể gửi danh sách sản phẩm và số lượng dự kiến để được tư vấn theo nhu cầu thực tế.
Văn phòng phẩm BIWASE – Một điểm đến, vạn giải pháp cho nhu cầu mua sắm của doanh nghiệp.
